Een stappenplan voor effectieve verzuimgesprekken: belangrijke vragen en vervolgstappen
Verzuimgesprekken zijn cruciaal voor het onderhouden van een open communicatie tussen werkgevers en werknemers tijdens afwezigheid wegens ziekte. Maar welke vragen zijn essentieel en welke vervolgstappen kunnen worden genomen? Hier volgt een overzicht van belangrijke vragen en handige tips voor het voeren van verzuimgesprekken.
Belangrijke vragen om te stellen
- Hoe is het ermee?
Dit is de eerste vraag die je stelt tijdens het verzuimgesprek, waarbij je de werknemer de ruimte geeft om zijn of haar situatie te delen.
- Kun je inschatten wanneer je er weer bent?
Het is belangrijk om een idee te krijgen van de verwachte duur van het verzuim om eventuele vervangende maatregelen te kunnen treffen.
- Moet er werk overgedragen worden?
Vraag of er taken zijn die moeten worden overgenomen tijdens de afwezigheid van de werknemer. - Zijn er collega’s die we op de hoogte moeten brengen?
Informeer of er andere collega's zijn die op de hoogte moeten worden gesteld van de afwezigheid van de werknemer.
- Kunnen we nog wat voor je doen?
Bied ondersteuning aan en vraag of er nog iets is wat je als werkgever kunt doen om te helpen.
- Is er sprake van een arbeids- of verkeersongeval waarbij mogelijk iemand anders aansprakelijk is?
Dit is van belang voor eventuele loonkostenregres.
- Val je onder één van de volgende regelingen?
Controleer of de werknemer onder specifieke regelingen valt zoals ziekte door zwangerschap of bevalling, orgaandonatie, no-risk polis of compensatieregeling.
Afsluiting en vervolg
Vervolgafspraak
Plan een vervolgafspraak om de voortgang te bespreken en geef aan wanneer je contact opneemt of verwacht te worden gebeld.
Bereikbaarheid
Verifieer het telefoonnummer en adres waarop de werknemer bereikbaar is.
Steun en beterschap
Geef aan dat de werknemer wordt gemist en wens hem of haar beterschap.
Hoe voer je verzuimgesprekken?
- Vaststellen van doelen
Bepaal het doel van het gesprek, zoals mededelingen doen, begeleiding aanbieden, informatie geven of vragen.
- Opvolging
Vraag naar ontwikkelingen die van belang zijn voor de werkgever, het contact met de arbodienst en andere behandelaren/ondersteuners.
- Documentatie en maatregelen
Zorg dat het re-integratiedossier op orde is en dat eventuele maatregelen op de afdeling worden besproken en vastgelegd.
- Terugkeer na ziekte
Bereid de werknemer voor op eventuele veranderingen die hebben plaatsgevonden tijdens de afwezigheid en bied waar nodig inwerkondersteuning.
- Langdurig en frequent verzuim
Evalueren van de begeleiding, maken van afspraken en opvolgen van het verzuim bij langdurige of frequentie afwezigheid.
Effectieve verzuimgesprekken vereisen empathie, openheid en duidelijke communicatie. Door de juiste vragen te stellen, de voortgang op te volgen en de werknemer te ondersteunen, kan verzuim effectief worden beheerd en kan de werknemer tijdig en succesvol terugkeren naar het werk.
Wil je meer weten over het voeren van frequent verzuimgesprekken? Neem dan contact op met je casemanager of schrijf je hieronder in voor onze nieuwsbrief.