Wat te doen als je medewerker ziek uit dienst gaat

Stap 1: Arbodienst op de hoogte brengen

Neem zo snel mogelijk contact op met je arbodienst zodra duidelijk is dat een medewerker waarschijnlijk ziek uit dienst gaat. Wacht hier niet mee tot de laatste contractdag.

De casemanager kan met je meekijken welke stappen nodig zijn, of het dossier compleet is en of er nog acties nodig zijn vóór de einddatum van het contract.

Stap 2: Controleer of een re-integratieverslag nodig is

Is de medewerker op de ontslagdatum 6 weken of langer ziek? Dan zijn er 3 scenario’s:
 

1. Het dienstverband van de medewerker stopt binnen 6 tot 10 weken na de eerste ziektedag
In dit geval moeten de volgende documenten meegestuurd worden:

• Probleemanalyse
• Plan van Aanpak
• Verkort re-integratieverslag: een online formulier dat door de werkgever ingevuld wordt ➡ www.uwv.nl/nl/ziek/re-integratie/verslag

• Medische informatie, opgesteld door bedrijfsarts/arbodienst en medewerker

   

2. Het dienstverband stopt meer dan 10 weken na de eerste ziektedag
In dit geval is een volledig re-integratieverslag nodig. De medische informatie wordt opgesteld door de bedrijfsarts/arbodienst en medewerker.

3. De werkgever is eigenrisicodrager (ERD) voor de Ziektewet
In dit geval hoeft er geen re-integratieverslag naar UWV gestuurd te worden. 
Ben je eigenrisicodrager voor de Ziektewet? Dan blijf je als werkgever verantwoordelijk voor de begeleiding, betaling en re-integratie van de zieke ex-medewerker. Stem in dat geval goed af met je casemanager of arbodienst.

Twijfel je of een re-integratieverslag nodig is? Vraag dit na bij je casemanager.

Stap 3: Informeer de medewerker

Laat de medewerker weten welke stappen je zet en wat hij of zij kan verwachten. Houd dit praktisch en feitelijk.

Bijvoorbeeld:
“Je dienstverband eindigt op [datum]. Omdat je op dat moment nog ziek bent, melden wij je ziek uit dienst bij UWV. Daarmee wordt de aanvraag voor een Ziektewet-uitkering gestart. We zorgen daarnaast dat de benodigde informatie rondom je verzuimdossier wordt verwerkt. Je hoeft geen medische informatie met ons te delen.”

De arbodienst of bedrijfsarts informeert de medewerker over het medische deel van het re-integratieverslag. Stem met je casemanager af welke onderdelen nodig zijn en wie deze aanlevert. Als werkgever verwerk je geen medische informatie in je eigen dossier.

Stap 4: Meld de medewerker ziek uit dienst bij UWV

Meld de medewerker ziek uit dienst bij UWV. Daarmee wordt automatisch de aanvraag voor een Ziektewet-uitkering gestart.

Doe dit op tijd: uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband. Valt de laatste dag op een officiële feestdag of in het weekend? Dan moet UWV de ziekmelding op de eerstvolgende werkdag ontvangen hebben.

Als je de ziek-uit-dienstmelding vergeet of te laat doet, kan dat gevolgen hebben voor de afhandeling en mogelijk leiden tot een boete.

Na het ziek uit dienst melden beoordeelt UWV of werkgever en medewerker voldoende re-integratiestappen hebben gezet.

Stap 5: Rond het dienstverband administratief zorgvuldig af

Zorg dat de uitdiensttreding correct wordt verwerkt in je administratie. Controleer of alle documenten compleet zijn, of de ziek-uit-dienstmelding is gedaan en of de medewerker weet waar hij of zij terechtkan met vragen.

Stap 6: Houd rekening met de financiële gevolgen

Een medewerker heeft recht op een transitievergoeding als het dienstverband op initiatief van de werkgever wordt beëindigd. Dat geldt ook wanneer een tijdelijk contract niet verlengd wordt. 

Afhankelijk van de totale loonsom van de organisatie kan het betekenen voor werkgevers (die geen eigenrisicodrager voor de Ziektewet zijn) dat de gedifferentieerde premie Ziektewet kan stijgen.

Voorkom vooral deze dingen

• Wachten tot na de einddatum van het contract
• Vergeten de medewerker ziek uit dienst te melden bij UWV
• Niet controleren of een re-integratieverslag nodig is
• Medische informatie opnemen in het personeelsdossier
• Denken dat je verantwoordelijkheid altijd stopt bij het einde van het contract
• Niet weten of je eigenrisicodrager bent voor de Ziektewet
• Te laat contact opnemen met de casemanager van de arbodienst

Meer informatie

Heb je te maken met een medewerker die ziek uit dienst gaat? Neem contact op met je vaste casemanager van mkbasics. Die kan met je meekijken welke stappen nodig zijn en wat je op tijd moet regelen. Ben je geen klant van mkbasics? Neem dan contact op met je eigen arbodienst voor passende ondersteuning. Heb je een vraag aan mkbasics? Neem dan contact op via info@mkbasics.nl.