Hoe ga je om met frequent verzuim 

Frequent verzuim heeft invloed op de planning en continuïteit van het werk, de werksfeer, de kwaliteit van het te leveren werk en de productiviteit. Bij kortdurend verzuim wordt er een beroep gedaan op de collega’s om het werk op te vangen. Zaken die uitermate vervelend zijn en ook geld kosten. Frequent verzuim is daarnaast ook een mogelijke voorbode van langdurig verzuim. Uit onderzoek is gebleken dat 50% van de frequent verzuimende medewerkers het jaar daarop langdurig gaat verzuimen.

Genoeg redenen dus om aandacht te besteden aan frequent verzuim.      

Om zicht te hebben op het voorkomen van frequent verzuim, ook op medewerkersniveau, is het van belang om al het verzuim te registreren. Veel werkgevers registreren kort verzuim niet. Als van tevoren al duidelijk is dat het verzuim van een medewerker kort gaat duren, wordt registreren vaak als een onnodige administratieve handeling gezien. Maar om frequent verzuim aan te kunnen pakken, is het noodzakelijk om iedere verzuimmelding te registreren. Op die manier kunnen patronen worden gesignaleerd en kan het frequent verzuim aangepakt worden.

Wat is frequent verzuim eigenlijk?

Gemiddeld meldt een medewerker in Nederland zich 1 keer per 12 maanden ziek. Er is sprake van frequent verzuim als een werknemer zich 3 keer of vaker ziek meldt in een periode van 12 maanden.

Frequent verzuim kan een signaal zijn dat er iets aan de hand is. Natuurlijk kan er sprake zijn van een duidelijk medische problematiek. Echter veelal is er geen medisch aantoonbare reden voor het verzuim, maar is er sprake van een achterliggende reden gelegen in de werk- en/of privésfeer van de medewerker, bv. problemen met een collega, een slechte sfeer op de afdeling, een te hoge werkdruk gedurende langere tijd, een ernstig zieke partner, schulden, relatieproblemen enz.

Aanpak van frequent verzuim

Het frequent verzuimgesprek

Door het voeren van een frequent verzuimgesprek kan de reden voor het frequent verzuim boven tafel komen. Er kunnen structurele oplossingen worden bedacht door werkgever en medewerker en afspraken gemaakt om herhaling of langdurig verzuim te voorkomen. Een frequent verzuimgesprek is dan ook een belangrijk instrument in de aanpak van frequent verzuim.

Veel werkgevers/leidinggevenden vinden het moeilijk om hun medewerkers aan te spreken op frequent verzuim. Vaak wordt het gesprek dan ook niet gevoerd of uitgesteld.

De volgende tips kunnen helpen om met een frequent verzuimende werknemer in gesprek te gaan:

1. Voer het gesprek pas als de medewerker weer terug is op het werk
2. Bereid het gesprek goed voor (bepaal vooraf doel, strategie en zorg ervoor dat er een overzicht van de verzuimmeldingen aanwezig is).
3. Geef direct aan wat het doel is van het gesprek: bespreken van het frequente verzuim van medewerker met als doel om dit frequente verzuim te stoppen en afspraken hierover te maken.
4. Laat de medewerker weten dat hij wordt gemist. En maak duidelijk welke impact zijn afwezigheid heeft op het bedrijf en de collega’s.
5. Confronteer de medewerker met zijn verzuimgeschiedenis. En blijf bij de feiten.
6. Ga ervan uit dat de medewerker een goede reden heeft voor zijn afwezigheid. Doe geen aannames en geef de medewerker de ruimte om zijn verhaal te vertellen.
7. Vraag niet naar medische gegevens. Het gaat om het verzuimgedrag.
8. Heb je als werkgever of leidinggevende te veel positieve of negatieve emoties bij de medewerker? Dan kan het handig zijn om een onafhankelijke partij te laten aanschuiven. Bijvoorbeeld iemand van personeelszaken.
9. Luister aandachtig. Oprechte belangstelling doet vaak wonderen!
10. Leg het gesprek vast in een verslag evenals de gemaakte afspraken in het kader van het stoppen van het frequent verzuim en plan een vervolggesprek ter evaluatie.

Vragen die je kunt stellen tijdens een frequent verzuimgesprek

Doel van het gesprek is om de oorzaak van het frequente verzuim boven tafel te krijgen. Het helpt om open vragen te stellen en goed te luisteren. Het kan zijn dat er thuis of op het werk een situatie is die meer stress oplevert dan normaal. Bijvoorbeeld als er iets aan de hand is met de kinderen. Of de medewerker is ontevreden over zijn werkzaamheden. Of de samenwerking met een nieuwe collega verloopt stroef. De volgende vragen kunnen helpen om tot de kern van de zaak te komen:

• Hoe komt het dat je zo regelmatig afwezig bent?
• Wat kun je zelf doen om het verzuim te beperken?
• Wie of wat kan jou daarbij helpen?
• Welke externe deskundige zou jou kunnen helpen? En waarom?

Maak duidelijke afspraken

Het is belangrijk om te zorgen dat het frequent verzuim niet het probleem van u als werkgever wordt. Het probleem ligt in principe bij de medewerker. Deze heeft een reden voor zijn veelvuldige verzuim. En ook de oplossing van het probleem ligt bij de medewerker zelf. Hoe hij of zij die oplossing vindt? Laat de medewerker daar zelf over nadenken en met een plan komen. Ligt dat plan er eenmaal? Leg de afspraken dan vast in een gespreksverslag en plan ook alvast een evaluatiemoment in. Zo houdt je de vinger aan de pols.

Ontslag vanwege frequent verzuim

Leidt frequent verzuim van een medewerker tot ernstige organisatorische problemen voor het bedrijf dan kun je de kantonrechter verzoeken de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Ontslag vanwege frequent verzuim is dus mogelijk. Om een succesvol beroep op ontslag wegens frequent ziekteverzuim te doen, zal echter wel aan een aantal specifieke voorwaarden voldaan moeten zijn.

Voor vragen over de aanpak van frequent verzuim kunt u contact opnemen met uw casemanager.