Ongewenste omgangsvormen voorkomen: dit kun je als werkgever doen

Wat zijn ongewenste omgangsvormen?

Bij ongewenste omgangsvormen kun je denken aan pesten, discriminatie, agressie, intimidatie en seksuele intimidatie. Dat kan openlijk gebeuren, maar ook op een subtiele manier. Soms is het zichtbaar voor iedereen, soms speelt het vooral onder de oppervlakte.

Ook online kan gedrag over de grenzen gaan. Denk aan vervelende appjes, kleinerende mails of iemand bewust buitensluiten in digitale overleggen.

Voorkomen is beter dan oplossen

Als ongewenst gedrag lang blijft doorgaan, raakt dat niet alleen de medewerker die het overkomt. Het heeft vaak invloed op het hele team. Mensen trekken zich terug, de sfeer verslechtert en collega’s zeggen minder snel iets. 

Voorkomen is daarom geen extra taak naast het werk. Het is een onderdeel van goed werkgeverschap. Hoe doe je dat?

1. Maak duidelijk wat wel en niet kan

Veel organisaties zeggen dat respect belangrijk is. Dat is prima, maar het is te algemeen. Medewerkers hebben meer aan duidelijke voorbeelden.
Maak dus concreet wat je van elkaar verwacht. Bijvoorbeeld:

• We laten elkaar uitpraten
• We maken geen kleinerende grappen of opmerkingen
• We spreken elkaar normaal aan, ook als we het oneens zijn
• We tolereren geen discriminerende opmerkingen
• We laten niemand buiten de groep vallen
• We geven feedback op gedrag, niet op de persoon
• We gedragen ons online net zo professioneel als op kantoor

Hoe duidelijker de norm is, hoe makkelijker het wordt om elkaar aan te spreken.

2. Leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven

De cultuur in een organisatie wordt voor een groot deel bepaald door leidinggevenden. Wat zij doen, wordt vaak gezien als de norm.

Kijkt een leidinggevende weg bij ongewenst gedrag? Dan doen anderen dat meestal ook. Maar spreekt een leidinggevende mensen op tijd aan, luistert hij/zei goed en neemt hij/zij signalen serieus? Dan ontstaat er ruimte en veiligheid.

Goed leiderschap betekent dus niet alleen resultaten halen, maar ook zorgen voor een cultuur waarin mensen zich veilig voelen om iets te zeggen.

3. Maak het makkelijk om vroeg aan de bel te trekken

Veel ongewenst gedrag wordt niet gemeld. Niet omdat het meevalt, maar omdat mensen denken dat melden te veel gedoe is, niets oplevert of gevolgen heeft voor hun positie. Daarom moet de route naar hulp laagdrempelig zijn.

Zorg dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen. Bij hun leidinggevende, HR, een andere leidinggevende of een vertrouwenspersoon. En minstens zo belangrijk: zorg dat die route ook veilig voelt. Zeker als de leidinggevende zelf onderdeel van het probleem is.

Hoe lager de drempel, hoe groter de kans dat je kunt ingrijpen voordat het escaleert.

4. Leer signalen eerder herkennen

Ongewenste omgangsvormen zijn niet altijd direct zichtbaar. Vaak zie je eerst de voorbodes. Iemand trekt zich terug. Teamleden vermijden elkaar. Er ontstaat onrust, roddelvorming of wantrouwen. Overleggen worden stiller. Of juist grimmiger. Soms zie je het terug in verzuim, verloop of afhakend gedrag.

Wacht dus niet op een officiële klacht om alert te worden. Vroeg signalering begint bij goed kijken, luisteren en doorvragen. Niet alleen door leidinggevenden, maar ook door collega’s.

5. Maak sociale veiligheid onderdeel van het gewone gesprek

Sociale veiligheid moet geen onderwerp zijn dat alleen op tafel komt als het misgaat. Beter is om het regelmatig te bespreken. Vraag bijvoorbeeld in een teamoverleg hoe mensen samenwerking ervaren. Wat gaat goed? Waar zit spanning? Voelt iedereen zich vrij om iets te zeggen? Wat hebben collega’s van elkaar nodig?

Door het onderwerp normaal te maken, wordt de drempel lager om iets te bespreken als er echt iets speelt.

6. Oefen met aanspreken en reageren

Veel mensen vinden het lastig om iets te zeggen als een grens wordt overschreden. Dat is logisch. Toch is het belangrijk dat medewerkers dat leren.
Je kunt dat oefenen in een training, intervisie of teamgesprek. Wat zeg je als iemand een grens overgaat? Hoe reageer je als iemand jou aanspreekt? En wat doe je als je ziet dat een collega wordt buitengesloten of gekleineerd?
Hoe beter mensen dat kunnen, hoe groter de kans dat gedrag snel wordt bijgestuurd.

7. Vergeet de online werkvloer niet

Ook bij hybride werken ontstaan risico’s. Iemand wordt stelselmatig niet meegenomen in overleg. Een venijnige opmerking is sneller gemaakt in een chatbericht dan in een face-to-face gesprek. De toon van mails of appjes kan harder overkomen dan bedoeld. En via beeldbellen ontstaat sneller miscommunicatie.

Maak daarom ook afspraken over online gedrag. Hoe communiceren we met elkaar? Hoe zorgen we dat iedereen wordt meegenomen? En wat doen we als online contact onprettig of grensoverschrijdend wordt?

Een veilige werkplek stopt niet bij de deur van het kantoor.

8. Regel vooraf wat je doet als het tóch misgaat

Voorkomen is belangrijk, maar medewerkers moeten ook weten wat er gebeurt als er toch iets voorvalt.
Zorg daarom dat duidelijk is:

• waar iemand een melding kan doen;
• wie de melding oppakt;
• hoe zorgvuldig er wordt gehandeld;
• welke ondersteuning er is voor betrokkenen;
• en wat er daarna gebeurt.

Dat geeft rust. Medewerkers hoeven dan niet eerst zelf uit te zoeken wat de volgende stap is.

9. Blijf evalueren en bijsturen

Een veilige werkomgeving is nooit “klaar”. Teams veranderen, de werkdruk wisselt en samenwerkingen verschuiven. Wat vandaag werkt, kan over een jaar onvoldoende zijn. Daarom is het belangrijk om regelmatig te checken hoe het gaat. Bijvoorbeeld via medewerkersonderzoeken, gesprekken, verzuimdata, exitgesprekken of terugkoppeling van een vertrouwenspersoon.

Kijk daarbij niet alleen naar losse incidenten, maar ook naar patronen. Waar schuurt het? Welke teams hebben extra aandacht nodig? En wat moet beter?

Begin klein, maar begin wel

Je hoeft niet eerst een dik beleidsdocument te schrijven om in beweging te komen. Begin met drie simpele vragen:

• Welke omgangsvormen vinden wij normaal?
• Weten mensen waar ze terechtkunnen als iets niet goed voelt?
• En grijpen we op tijd in als we signalen zien?

Dat is vaak al de eerste stap naar een veiligere werkplek.

Hulp nodig?

Neem dan contact op met je vaste casemanager van mkbasics. Ben je (nog) geen klant? Neem dan contact op via sales@mkbasics.nl.