Hybride werken: de voordelen behouden, de risico’s beperken

Veel organisaties hebben afspraken over het aantal thuiswerkdagen. Over bereikbaarheid, pauzes en onderling contact is vaak minder vastgelegd. Terwijl daar wel verwachtingen over kunnen ontstaan. Als collega’s ’s avonds berichten beantwoorden, kan een medewerker zich bijvoorbeeld verplicht voelen om dat ook te doen.

Als werkgever heb je invloed op die gewoontes. Door duidelijke afspraken te maken, maar ook door te kijken naar de werkdruk en je eigen gedrag.

1. Spreek af wanneer een reactie nodig is

Wie thuiswerkt, kan vaak makkelijk inloggen. Dat betekent niet dat iemand voortdurend beschikbaar moet zijn. Toch kan een bericht van een leidinggevende buiten werktijd voelen als iets dat niet kan wachten.
Bespreek daarom binnen het team wanneer medewerkers bereikbaar zijn en hoe snel een reactie nodig is. 

Houd rekening met verschillende werktijden: een vroege start van de ene collega hoeft de werkdag van de ander niet te verlengen. Spreek ook af hoe je elkaar bereikt als er echt iets dringends speelt.
Geef zelf het voorbeeld. Plan een mail zo nodig in voor de volgende werkdag en benader medewerkers op vrije dagen alleen als dat noodzakelijk is.

2. Pak structureel overwerken aan

Op kantoor zie je soms dat iemand de lunch overslaat of steeds als laatste vertrekt. Bij thuiswerken valt dat minder snel op. Vraag daarom in gesprekken met medewerkers of zij hun werk binnen de afgesproken uren afkrijgen.
Is overwerken een gewoonte geworden, bespreek dan welke taken te veel tijd kosten en wat kan vervallen of worden uitgesteld. Een medewerker adviseren om meer pauzes te nemen heeft weinig zin als het werk zich ondertussen blijft opstapelen.

Let ook op de agenda’s binnen het team. Met online overleggen die direct op elkaar aansluiten, blijft er weinig tijd over om te lunchen, even te bewegen of het besproken werk uit te voeren.

3. Gebruik kantoordagen voor samenwerking

Een gezamenlijke kantoordag heeft weinig meerwaarde als iedereen de hele dag afzonderlijk in online vergaderingen zit. Plan op die dagen ook tijd voor fysiek overleg, het inwerken van collega’s en vragen die makkelijker aan een bureau worden besproken dan via de mail.

Zorg dat hulp ook op thuiswerkdagen beschikbaar is. Een nieuwe medewerker moet weten bij wie die terechtkan. En iemand die net een boze klant aan de telefoon heeft gehad, moet een collega of leidinggevende kunnen bellen om dat te bespreken.

4. Kijk wat per medewerker werkt

Niet iedereen heeft thuis dezelfde mogelijkheden. De één heeft een rustige werkkamer, de ander zit aan de keukentafel of kan zich thuis moeilijk concentreren. Ook de behoefte aan contact en begeleiding verschilt.
Bespreek wat iemand nodig heeft en wat binnen het werk mogelijk is. Misschien helpt een andere verdeling van thuis- en kantoordagen, een betere werkplek of een vast overlegmoment. Maak afspraken over taken en deadlines, zodat duidelijk is wat je van elkaar verwacht.

5. Neem thuiswerken mee in de RI&E

De risico’s van thuiswerken horen ook thuis in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Het gaat daarbij om lichamelijke belasting, zoals langdurig zitten en een ongeschikte werkplek, én om werkdruk en gebrek aan sociaal contact.

Leg in het bijbehorende plan van aanpak vast wat je gaat verbeteren, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer het klaar moet zijn. Meer informatie staat op Arboportaal.

6. Bespreek of de afspraken nog passen

Kom na een paar maanden terug op de afspraken. Lukt het om buiten werktijd niet met het werk bezig te zijn? Krijgen medewerkers voldoende hulp van collega’s? Bespreek waar het misloopt en pas de afspraken zo nodig aan. Ook de Toolbox hybride werken van TNO en het ministerie van SZW adviseert om afspraken samen te evalueren.

Wacht daarmee niet tot iemand klachten krijgt. Structureel overwerken, gemiste pauzes of moeite om collega’s te bereiken zijn al redenen om iets te veranderen.

Meer informatie?

Neem contact op met je vaste casemanager van mkbasics of mail naar sales@mkbasics.nl.