Een medewerker functioneert anders dan normaal: wat doe je?

Verandering in gedrag is vaak het eerste signaal

In de praktijk begint uitval of vastlopen zelden op de dag van de ziekmelding. Vaak zie je al eerder iets veranderen.

Bijvoorbeeld:

• Iemand wordt stiller of juist sneller geïrriteerd
• Deadlines worden minder goed gehaald
• De concentratie neemt af
• Er ontstaan meer fouten
• Iemand trekt zich terug uit overleg of contact met collega’s
• De energie lijkt weg 

Dat soort signalen hoeft niet meteen te betekenen dat er sprake is van stress, overbelasting, privéproblemen of gezondheidsklachten. Maar ze zijn wel belangrijk genoeg om serieus te nemen.
Juist omdat problemen op het werk vaak klein beginnen en pas later zichtbaar worden.

Wat je beter niet kunt doen

Veel leidinggevenden voelen wel aan dat er iets speelt, maar doen er niets mee. Niet uit onwil. Maar meestal omdat ze twijfelen. Stel dat ik het verkeerd zie. Of dat het privé is. Of dat ik iemand onnodig aanspreek.
Dus wachten ze af. Dat is begrijpelijk, maar vaak niet verstandig.
 

Als iemand anders functioneert dan normaal, is wegkijken meestal niet de beste keuze. Je hoeft niet meteen te weten wat er aan de hand is. Maar je kunt wél benoemen wat je ziet. Juist omdat te lang afwachten ertoe kan leiden dat iemand verder vastloopt en uiteindelijk uitvalt.

Begin klein, maar wacht niet te lang

Als leidinggevende is het niet jouw rol om te diagnosticeren of conclusies te trekken. Je hoeft niet te bedenken waarom iemand anders functioneert. Wat je wel kunt doen, is het gesprek openen.

Dus niet:

• “Volgens mij zit je tegen een burn-out aan”
• “Het zal thuis wel niet goed gaan”
• “Je bent de laatste tijd niet jezelf”

Maar liever:

• “Ik merk dat je de laatste tijd stiller bent dan normaal”
• “Het valt me op dat je werk je meer moeite lijkt te kosten”
• “Ik zie dat je de afgelopen weken anders reageert dan ik van je gewend ben”

Daarmee blijf je bij wat je ziet, zonder in te vullen wat de oorzaak is. En dat maakt het voor de ander vaak veiliger om iets te zeggen.
Zo’n gesprek hoeft niet groot of zwaar te zijn. Sterker nog: hoe eerder je iets benoemt, hoe kleiner en normaler het vaak kan blijven. 

Wacht dus niet tot je “genoeg signalen” hebt verzameld. Of tot iemand helemaal vastloopt. Een goed gesprek begint meestal simpel. Kies een rustig moment, zonder haast of publiek. Benoem concreet wat je opvalt en stel open vragen.

Bijvoorbeeld:

• “Hoe gaat het eigenlijk met je?”
• “Ik merk dat je anders in je werk zit dan normaal, herken je dat zelf ook?”
• “Is er iets wat je werk op dit moment lastig maakt?”
• “Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen blijven doen?”

Een kort, open gesprek kan al veel doen:

• Het laat zien dat je oplet
• Het verlaagt de drempel om iets te delen
• Het voorkomt dat iemand in stilte verder vastloopt

Vaak zit de winst niet in een perfecte aanpak, maar simpelweg in het feit dát je het gesprek voert. Juist daarin ontstaat ruimte om contact te maken en samen te verkennen wat nodig is.

Wanneer schakel je hulp in?

Je hoeft het als leidinggevende niet alleen te doen. Sterker nog: dat moet je ook niet willen.

Merk je dat:

• iemand structureel vastloopt?
• het functioneren verder afneemt?
• er verzuim dreigt of al speelt?
• de situatie ingewikkeld wordt?

Dan is het verstandig om op tijd hulp in te schakelen. Denk aan HR, een bedrijfsmaatschappelijk werker, een bedrijfsarts of andere passende ondersteuning. Op tijd opschalen is geen zwaktebod. 

Het is juist goed leiderschap.

Anders functioneren is niet altijd onwil

Dit is misschien wel het belangrijkste punt.
Als iemand anders functioneert dan normaal, wordt dat soms te snel uitgelegd als ongemotiveerd, lastig of minder betrokken. Maar gedrag is vaak een signaal, geen standpunt.

Mensen die vastlopen, laten dat niet altijd zien. De één wordt stil. De ander prikkelbaar. Weer iemand anders maakt fouten, zegt afspraken af,  en is of lijkt afwezig.

Juist daarom is het belangrijk om niet alleen naar gedrag te kijken, maar ook naar wat eronder kan liggen.

Vroeg signaleren voorkomt vaak erger

Je hoeft als leidinggevende niet alles op te lossen. Maar je hebt wel een belangrijke rol in het op tijd zien en benoemen van veranderingen.
Want hoe eerder je erbij bent, hoe groter de kans dat je samen kunt bijsturen voordat het escaleert.

Niet elk signaal betekent meteen een probleem. Maar als iemand anders functioneert dan normaal, is dat zelden iets om zomaar te negeren.

Hulp nodig?

Soms is een goed gesprek al een belangrijke eerste stap. In andere gevallen is extra ondersteuning nodig.

Dan kan psychologische begeleiding een passende vervolgstap zijn. Onze zustermaatschappij belife ondersteunt medewerkers bij stress, mentale overbelasting en andere psychische klachten die impact hebben op werk en dagelijks functioneren. Vaak kan een medewerker al binnen 2 tot 3 weken terecht.

Bekijk de mogelijkheden op belife.nl/psychologie.

Ook kan een medewerker gebruikmaken van het arbeidsomstandighedenspreekuur van mkbasics: een vrijwillig spreekuur bij de bedrijfsarts voor vragen over gezondheid, veiligheid en welzijn in relatie tot het werk. De medewerker vraagt dit consult zelf aan; de werkgever kan het wel adviseren, maar niet verplicht stellen. Meer informatie vind je hier.