Drie keer ziek in een jaar? Tijd om het gesprek aan te gaan

De cijfers liegen niet

Frequent kort verzuim is in ongeveer 50% van de gevallen een voorbode van langdurige uitval.
 

Voor jou als ondernemer betekent dat niet alleen extra regeldruk, maar ook een flinke kostenpost en meer druk op je team. In een klein team is de impact direct voelbaar: de planning loopt vast en de werkdruk voor collega’s stijgt.

Toch wordt frequent verzuim vaak te laat besproken. We sussen onszelf met gedachten als: "Het was maar een griepje" of "Hij is er nu toch weer?"

Maar de realiteit is anders:

• Verhoogd risico: medewerkers die 3 keer per jaar kort verzuimen, vallen aantoonbaar vaker langdurig uit (langer dan 6 weken).
• De kosten: gemiddeld €250 tot €400 per dag.
• Winst door preventie: vroegtijdig ingrijpen verlaagt de kans op langdurig verzuim met zo’n 30%.

De 'waarom-vraag' zonder de wet te overtreden

Vanwege de privacywetgeving (AVG) mag je als werkgever niet vragen naar de aard van de ziekte. Dat voelt soms als een beperking, maar bij frequent verzuim gaat het vaak niet om de medische diagnose, maar om de inzetbaarheid.

Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Is er sprake van een patroon?
• Valt iemand altijd uit na een drukke periode?
• Of juist op vaste momenten? 

Vaak liggen de oorzaken op vlakken waar je wél invloed op hebt:

• Werk-privébalans: mantelzorg, relatieproblemen of financiële stress.
• Werkplezier: past de functie nog wel bij de medewerker?
• Fysieke belasting: is de werkplek goed ingericht?

Een praktijkvoorbeeld: de jonge professional uit Zwolle

In het geval van mijn klant ging het om een jonge vrouw van nog geen 30 jaar. Ze woont in een recent gekocht huis in het midden van het land en werkt in Zwolle. Dat betekent iedere dag via de A28 naar haar werk: minimaal een uur enkele reis, zonder files.

Combineer dat met een baan zonder vast 9-tot-5 ritme, en je hebt voldoende aanknopingspunten voor een goed gesprek.

3 tips voor het preventieve verzuimgesprek

Wacht niet tot de volgende ziekmelding. Hanteer de 3-meldingsregel: 3 keer ziek in een jaar? Dan ga je in gesprek.

1. Bewaak de AVG, focus op belemmeringen
   De medewerker hoeft niet te vertellen wat hij of zij mankeert. Vraag liever: 
   "Wat belemmert je in je werk?"
   "Wat heb je nodig om weer goed te functioneren?"
2. Luister meer dan je praat
   De echte oorzaak (stress thuis, werkdruk, fysieke klachten) komt vaak pas naar boven als je ruimte laat. Durf stiltes te laten vallen.
3. Leg afspraken vast
   Maak je afspraken over een aangepast rooster of een andere werkplek? Bevestig deze kort per mail om misverstanden te voorkomen.
    

Tot slot

Volgende week hoor ik van deze klant wat de uitkomst van het gesprek was en of we extra ondersteuning moeten inzetten. Wil jij ook het gesprek aangaan, maar weet je niet precies hoe? Ik heb een handig 'spiekbriefje' voor je geschreven met concrete vragen die je kunt stellen tijdens zo’n gesprek. 

Doe er je voordeel mee!
 

Spiekbriefje: Het frequent verzuimgesprek

De juiste mindset

• Doel: De drempel voor de volgende ziekmelding verhogen en barrières in het werk wegnemen.
• Houding: Nieuwsgierig en helpend, niet controlerend of bestraffend.
   

Fase 1: De opening (cijfers en zorg)

Begin met de feiten zonder er direct een oordeel aan te hangen.

• "Het valt me op dat je de afgelopen 12 maanden vier keer afwezig bent geweest door ziekte. Ik maak me daar een beetje zorgen over."
• "Hoe gaat het op dit moment echt met je?"

Fase 2: De diepte in (inzetbaarheid verkennen)

Je mag niet naar de ziekte vragen, maar wel naar de impact op het werk.

• "Zijn de oorzaken van je verzuim werkgerelateerd of spelen er zaken in de privésfeer die weerslag hebben op je werk?"
• "Merk je dat je je werk nog met plezier doet, of kost het je momenteel veel energie?"
• "Zijn er bepaalde taken die je nu zwaar vallen?"

Fase 3: Oplossingsgericht (de 'hoe'-vraag)

Leg de bal ook deels bij de medewerker. Wat hebben zij nodig?

• "Wat heb jij van mij of van het bedrijf nodig om je weer 100% fit te voelen in je functie?"
• "Wat ga je zelf doen om te voorkomen dat je over twee maanden weer moet verzuimen?" (Denk aan: werkplek aanpassen, uren anders indelen, naar de huisarts/fysio).
• "Zullen we een afspraak maken bij ons preventief spreekuur van de arbodienst voor een onafhankelijk advies?"

Fase 4: Afsluiting (concrete afspraken)

Zorg dat je niet uit elkaar gaat met alleen 'een goed gevoel'.

• "We spreken af dat je [actie, bijv. je uren anders indeelt] en we kijken over een maand hoe dat bevalt."
• "Ik zet onze afspraken even kort voor je op de mail."

Extra tip💡 

Als een medewerker zegt: "Het is gewoon pech, ik heb een zwakke weerstand", accepteer dat dan, maar geef aan dat je er tóch alert op blijft. Je kunt dan zeggen: "Dat begrijp ik, maar laten we wel kijken of we je werkbelasting zo kunnen inrichten dat je die weerstand weer kunt opbouwen."

Hulp nodig?

Neem dan contact op met je vaste casemanager van mkbasics. Ze helpen je graag. Ben je (nog) geen klant? Neem dan contact op via sales@mkbasics.nl.