Prikkels en productiviteit in de werkomgeving: hoe zit dat?

Op je smartphone en je laptop komt een continue stroom van berichten binnen, naast je is een collega aan het bellen, even verderop bespreken twee teamgenoten een project, iemand loopt langs met koffie, de printer draait en jij probeert een rapport uit te werken. Hoe bied je medewerkers een werkomgeving waar ze echt goed in kunnen werken?

Al in de jaren 50 doken de eerste open werkruimtes op, strenge tikzalen waar managers vanaf de voorkant hun medewerkers in de gaten hielden. Onder invloed van de anti-establishmentbeweging werd in de jaren 60 de sfeer vriendelijker en losser en ontstonden de kantoortuinen. Die later weer grotendeels plaatsmaakten voor kantoren die opgedeeld waren in werkkamers voor één of twee medewerkers. In de jaren 90 maakte de open werkruimte zijn comeback, ter bevordering van openheid en communicatie. Erwin Speklé (senior ergonoom) verwacht dat kantoren met werkkamers weer terrein terugwinnen – maar dan flexibeler zijn dan voorheen. “Daarmee is niet gezegd dat open werkruimtes verdwijnen. De vrijheid en openheid die je daarmee bewerkstelligt, zijn winst. Wel is het belangrijk om er beter rekening mee te houden dat niet iedereen er alle soorten werk op een goede manier kan doen.”

Breed kantoorconcept
Het kantoorconcept dat de open werkruimte weer groot gemaakt heeft, is heel breed. Erwin: “Het omvat naast ruimtes met veel werkplekken ook vergaderruimtes, ‘concentratiewerkplekken’ waar medewerkers bijvoorbeeld aan een rapport kunnen werken of rustig kunnen bellen en informele ruimtes waar collega’s elkaar kunnen bijpraten of samen kunnen brainstormen. Helaas kom je een echt goede en gebalanceerde uitvoering van dat concept in de praktijk weinig tegen. Zo zijn er vaak te weinig werkplekken waar medewerkers zich kunnen terugtrekken voor taken die concentratie vereisen.”

86 minuten productiviteitsverlies
De arbeidsomstandigheden in organisaties die gekozen hebben voor open werkruimtes, zijn voor veel werkenden dan ook suboptimaal. “Uit onderzoek komt naar voren dat medewerkers in een open werkruimte vaak meer stress ervaren, minder geconcentreerd zijn en minder tevreden”, legt Erwin uit. “Volgens een Canadese studie verliezen ze zelfs per dag 86 minuten aan productiviteit ten opzichte van medewerkers met een eigen werkkamer, en maken ze 50 procent meer fouten. Ook is aangetoond dat het ziekteverzuim toeneemt naarmate er meer collega’s in één ruimte werken. Zelfs de vermeende voordelen van een betere communicatie en meer innovatie vallen tegen: er wordt wel meer gepraat maar de gesprekken zijn oppervlakkiger dan tussen collega’s in afgesloten ruimtes. En omdat medewerkers zich niet goed kunnen concentreren, werken ze vaker thuis, wat de onderlinge communicatie ook niet per se ten goede komt.”

Meedenken
Erwin ziet ook situaties waarin open werkplekken prima functioneren – en daarmee degenen die er werken. “Zo werken mensen met taken die weinig van hun concentratie vragen, vaak prettig in open ruimtes. Zeker als ze er zelf voor mogen kiezen. Ook waar communicatie onmisbaar is en ideeën ontstaan in samenwerking, biedt een open kantoorruimte voordelen. Denk bijvoorbeeld aan reclamebureaus. Al is het dan nog altijd van belang dat er ook ruimtes zijn voor andersoortige taken. En om rekening te houden met medewerkers die erg gevoelig zijn voor prikkels. Deskundige ondersteuning kan daarbij heel zinvol zijn. We denken graag mee over hoe je een kantoorinrichting afstemt op uiteenlopende taken en mensen en hoe je als werkgever zorgt voor een prettige werkomgeving waarin collega’s makkelijk samenwerken zonder elkaar te veel af te leiden. Of je nou vast wil houden aan open werkruimtes of kleinere werkkamers overweegt. Want ook dat is goed mogelijk zonder dat het extra ruimte en dus budget vereist.”

Meer weten?
Neem dan contact op met jouw casemanager of mail naar info@mkbasics.nl.