Maak van verandering een succes

De jaarwisseling komt eraan en dat betekent meestal dat er veel organisatieveranderingen op stapel staan. Altijd spannend: beweegt iedereen mee? Leiden de veranderingen tot de beoogde verbeteringen? Eén ding is zeker: wil je de slagingskans van veranderprocessen vergroten, dan is de verbinding met de medewerkers cruciaal. Waar moet je op letten? 

“Elke organisatie is afhankelijk van de kennis en competenties, maar ook bijvoorbeeld van de betrokkenheid, initiatief en het vermogen tot samenwerking van medewerkers”, zegt Anita Koops, strategisch arbeids- en organisatieadviseur. “Zij vormen je mentale en sociale kapitaal. Als je probeert veranderingen door te voeren - waarin het gedrag van de medewerkers cruciaal is - is het belangrijk om rekening te houden met wat zij nodig hebben. En medewerkers echt centraal te stellen. Dat gebeurt niet altijd voldoende. Met als het gevolg dat het veranderproces begint te haperen. Realiseer je dan dat een organisatie een community is waarin gedrag besmettelijk is. Als je achterhaalt hoe dat gedrag ontstaan is en wat de organisatie daar zelf aan heeft bijgedragen, is de oplossing al dichterbij.”

Als het veranderproces hapert – tips van Anita Koops

1.  Als er collectieve werkstress is, behandel dit dan ook als een collectief probleem
Bij veranderingen is stress vaak zorgpunt nummer 1. Hebben meerdere medewerkers er last van, probeer het dan niet aan te pakken via het individu. Daarmee zeg je in feite: ‘Er is iets mis met jóú.' Terwijl het een aanwijzing kan zijn dat je in het proces mensen overvraagt en aan het uitputten bent. Zoiets is vaak niet eenvoudig op te lossen, maar het zou al helpen als leidinggevenden zeggen: ‘Laten we kijken waar we onze prioriteiten leggen en wat we collectief kunnen doen om de werklast te verlichten.'

2.  Verleg je blik
Kijk niet alleen naar het gedrag van individuen, maar ook naar onderlinge patronen. Dat kan interessante inzichten opleveren. Bijvoorbeeld dat medewerkers in veranderprocessen soms tegenstrijdige opdrachten meekrijgen. Dat leidt tot gedrag dat volkomen logisch is, maar niet past bij je doel. Je wil bijvoorbeeld dat je medewerkers van elkaar leren en kennis overdragen, maar ondertussen zit de planning zo in elkaar dat ze elkaar nauwelijks zien. Of op ICT- en andere serviceafdelingen die als taak hebben collega’s zo snel mogelijk te helpen, is zo sterk bezuinigd dat ze uit zelfbescherming minder opdrachten aannemen. En dus ‘star’ overkomen. Kijk naar wat de verandering van medewerkers vraagt en wat dat doet met het werk dat zij uitvoeren. Houd daar vervolgens rekening mee en geef heldere opdrachten.

3.  Wees er zeker van dat je ‘driehoek’ staat als een huis
Die driehoek bestaat uit drie niveaus: je doel – wat wil je wanneer bereiken - de spelregels – hoe gaan we dat doen – en het samenspel met andere partijen – wie doet wat. De ervaring leert dat als er geharrewar is op een van die drie niveaus, er vaak op een ander niveau iets scheef zit. Weerstand over regels gaat bijvoorbeeld meestal niet over de regels zelf, maar over het samenspel met andere partijen zoals financiers, over het doel van de veranderingen, of over de vraag: wie is er de baas? Met het vereenvoudigen van de regels los je het probleem dan niet op; daarvoor moet je ook op de andere niveaus aan de slag.

Meer weten? 

Wil je meer informatie over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen veranderingen zo in te richten dat het sociale en mentale kapitaal in stand blijft? En dat je stressfactoren minimaliseert? Neem dan contact op met je casemanager.