Hoe ga je efficiënt om met e-mail?

Morgen, op vrijdag 27 november 2020, is het e-mailloze vrijdag. Doe jij mee? 

Veel mensen voelen zich gegijzeld door hun elektronische post en hebben het gevoel voortdurend achter de feiten aan te lopen. Werkdagen worden reactief: de ontvanger van e-mails beslist niet langer zelf hoe hij zijn taken efficiënt uitvoert, maar laat zich volledig leiden door inkomende berichten. Daarmee geeft hij de controle over zijn werkdag helemaal uit handen. Een dag zonder e-mail breekt de werkroutine en maakt je bewust van je eigen gedrag. Natuurlijk lost één e-mailloze dag het probleem niet op. Wil je structureel aan de slag met jouw e-mailgebruik? Lees dan onderstaande tips.

  1. Controleer je e-mail slechts een aantal keer per dag
    Laat je niet afleiden door email die de hele dag je inbox in stroomt. Weersta aan de verleiding elk nieuw bericht onmiddellijk te willen lezen. Spreek met jezelf een maximaal aantal keren af dat je je Postvak IN checkt, zodat jij in de tussentijd ongestoord kan werken.
     
  2. Wees spaarzaam met CC
    Gebruik CC’s alleen als de ontvanger de boodschap in de e-mail echt moet weten. Vraag jezelf daarom altijd af: ‘Moet de ander dit absoluut weten (need to know) of het is gewoon leuk en aardig als hij er vanaf weet (nice to know)?” Is dat laatste het geval? Neem de betreffende persoon dan niet mee in de CC.
     
  3. Liever geen 'Alle beantwoorden'
    Stuur je antwoord of bedenkingen alleen naar de originele afzender. Wanneer jij en tien anderen een mail ontvangen, is het niet nodig ook hen te betrekken in je antwoord. Vooral niet wanneer dit antwoord aan één persoon is gericht.
     
  4. Houd je mails glashelder en beknopt
    Vermijd daarnaast dat collega’s een wollige mail moeten doorspitten om aan het eind nog niet te weten wat jouw bedoeling is. Kom gelijk tot de kern van je verzoek en vertel wat je van de ander verwacht: ‘Wat? Hoe? Wanneer?’
     
  5. Kies voor een volledige en duidelijke onderwerpregel
    Vermijd onoverzichtelijke onderwerpregels zoals: ‘Belangrijk!’. Dit geeft geen duidelijk beeld over de inhoud. Kies voor een volledige en duidelijke onderwerpregel. Zo ziet de ontvanger in één oogopslag waar het bericht over gaat en kan dan zelf inschatten deze wel of niet direct te openen.
     
  6. Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest
    ​Doe hetzelfde met distributielijsten waarop je niet thuishoort.
     
  7. Persoonlijk contact
    Pak de telefoon of loop indien mogelijk bij elkaar langs voor dringende berichten of complexe vragen.