Belang van volledige registratie: voor jou en voor ons!

Administreren is veelal niet ieders grootste hobby. Echter om je bedrijfsvoering te ondersteunen is het van belang dat de gegevens in je verzuimadministratie in VerzuimSignaal volledig en juist zijn.

‘Hoe spannend is dat nu?’ zul je denken. ‘Waarom zou je griepjes van een dag registreren of iemand bij de arbodienst beter melden?’ Toch ben je onbewust een dief van je eigen portemonnee! 

Ziekmelden
Herald heeft hoofdpijn en meldt zich ziek. Morgen is hij er weer. Peter heeft rugpijn, hij was bij de dokter. En volgende week, echt waar, dan is hij er weer. De feiten: Herald is toch drie dagen ziek en bij Peter duurde toch wat langer: na vijf weken is hij weer beter. Herken je de voorbeelden?

De verzuimverzekering keert uit na de eigen risico periode. In dit geval 14 dagen. Peter is niet ziek gemeld. Met terugwerkende kracht kan dat niet meer. Gevolgen: drie weken loon niet vergoed. Na een jaar blijkt dat Herald gemiddeld 5x per jaar hoofdpijn heeft. Tijd voor een frequent verzuim gesprek. Een goede en tijdige registratie loont echt.

Herstel melden
Peter meldt zich beter, mooi! Hij is rap weer op zijn oude werkniveau. Toch blijft de herstel melding even liggen. Dat komt morgen wel. Gevolg: de verzekeraar bedankt je daarvoor. Jaarlijks is het verzuim hoger dan de werkelijkheid en dat heeft wel degelijk invloed op je premie. En die premies zijn doorgaan al niet mals. Door verzekeraars wordt steeds scherp gelet op mensen onterecht ziek houden. Loop daarin geen onnodig risico en voer de melding door. Ook voor de juistheid van je verzuimcijfers.

Uit dienst melden
Dat doen ondernemers goed… je geeft het direct door aan je administratie of administratiekantoor. En vanaf nu ook aan de arbodienst! Met de nieuwe ziektewet (BeZaVa) bellen wij als arbodienst namelijk na 28 dagen uit dienst met de medewerker om te vragen hoe het gaat. Het zal je maar gebeuren, medewerker wordt ziek binnen 28 dagen na uit dienst en jij betaalt de rekening voor zijn ziekte ondanks dat hij niet meer in dienst is. Die kosten zijn onnodig en worden voorkomen door het juist registreren. 

Positieve registratie
Als arbodienst mogen wij de niet zieke werknemers niet zien. In VerzuimSignaal zien wij deze dan ook niet door een helder scheiding tussen werkgever en arbodienst. Dit borgt dat jij de juiste verzuimcijfers van je organisatie hebt.

De vastlegging moet wel volledig zijn, anders kunnen wij onze taak niet uitvoeren. Enkele voorbeelden:

BSN nummers
Jij mag als werkgever een BSN nummer vastleggen. Wij als arbodienstverlener ook. Sterker nog, wij hebben een BSN nodig voor bijvoorbeeld de communicatie met het UWV. We zien steeds vaker dat werkgevers BSN nummers niet vastleggen/verwijderen, dat betekent ook dat wij geen BSN meer hebben en dat belemmert onze dienstverlening. Dus graag het BSN vastleggen en niet verwijderen!

Werknemers (zonder verzuimdossier) staan niet altijd in VerzuimSignaal
In het kader van de nieuwe Arbowet ben je als werkgever verplicht je werknemers de mogelijkheid te bieden om een arbeidsomstandighedenconsult te hebben. Echter wij kunnen deze niet inplannen indien de werknemer niet in VerzuimSignaal bekend. Het is belangrijk dat alle werknemers, ongeacht of ze al een verzuimdossier hebben, in VerzuimSignaal staan. Als wij het moeten doen kost je dat onnodig geld.

Voor klanten met een koppeling met een personeelsinformatiesysteem gebeurde dit in het verleden automatisch. Echter in het kader van de AVG geven niet alle personeelsinformatiesystemen nog gegevens door van werknemers zonder dossier. Wij hebben hier geen invloed op. Het nadeel voor jou is dat je je nieuwe werknemers dus zelf in twee systemen moet invoeren.

Registratie loont!