AVG & Verzuimsignaal

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing en geldt in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving. Vanaf die datum hebben organisaties meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens en moeten zij kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen. Dit heeft uiteraard invloed op uw bedrijfsvoering, maar ook op uw gebruik van ons verzuimregistratiesysteem VerzuimSignaal.

Er wordt hard aan gewerkt om ervoor te zorgen dat wij en u per 25 mei aan de AVG voldoen. Met deze brief willen wij u en uw medegebruikers daarom graag informeren over de volgende wijzigingen binnen de VerzuimSignaal-applicatie die wij in het licht van de naderende AVG moeten gaan doorvoeren.

Vanaf 1 mei wordt een belangrijke wijziging doorgevoerd die direct invloed gaat hebben op het gebruik van de applicatie. Vanaf die datum wordt tweestapsverificatie verplicht voor alle VerzuimSignaal gebruikers. Wij hebben dat per vermelde datum voor u ingesteld. 
Vanaf 1 mei wordt het BSN geen verplicht veld meer. Op grond van de AVG geldt dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden als daar een noodzaak voor is. BSN mag niet als identificatienummer gebruikt en daarmee een eerste stap binnen de applicatie. Unit4 VerzuimSignaal gaat verdere stappen ondernemen om de persoonsgegevens binnen de applicatie voor gebruikers te beperken waar noodzakelijk.

Als u inhoudelijk wilt weten wat de tweestapsverificatie of beperking van persoonsgegevens omvat en hoe het in zijn werk gaat, verwijzen wij u naar de bijlage van deze brief. Daarnaast zijn er de volgende ontwikkelingen in het kader van de AVG:

Een voorwaarde van de AVG is dat er een verwerkersovereenkomst dient te zijn tussen een werkgever en de leverancier van het verzuimregistratiesysteem. In ons geval betreft dat voor ons verzuimregistratiesysteem VerzuimSignaal van Unit4. Omdat zowel u als werkgever en wij als arbodienst van hetzelfde systeem gebruik maken is het noodzakelijk om gezamenlijk hier afspraken over te maken. Mkbasics.nl stelt in samenwerking met Unit4 een standaard verwerkersovereenkomst op, inclusief bepalingen die tevens ook voor klanten mkbasics.nl van toepassing zijn. Dit betekent dat u als klant niet nog eens apart een verwerkersovereenkomst hoeft aan te vragen. Heeft u reeds een verwerkersovereenkomst voor VerzuimSignaal, dan is deze nog steeds geldig. Wij verwachten de verwerkersovereenkomst binnenkort publiek te maken op onze website onder nieuws.

Op dit moment ontvangen wij diverse vragenlijsten van onze klanten om in te vullen in het kader van de AVG. Dit in plaats van een verwerkersovereenkomst. Wij kunnen deze onmogelijk voor 25 mei allemaal beantwoorden. Bij deze het verzoek de verwerker overeenkomst te hanteren in plaats van een mogelijke vragenlijst. Hiermee voldoet u aan de verplichtingen van de AVG. Indien u hierover vragen heeft kunt u contact opnemen met Anita Groenewoud op 06 5250 00032.

Op onze website plaatsen wij voor 1 april een update van het privacy regelement conform de richtlijnen van de AVG. In de Bijlage 1 wordt nader ingegaan op de Verplichte tweetraps verificatie en de Beperking van Persoonsgegevens.

Mocht u naar aanleiding hiervan vragen hebben, neem dan contact op met uw casemanager.

Met vriendelijke groet,

Geschreven door Rik Nijkamp (directeur).